Dijital ve Fiziki Arşiv Komisyonu

Dijital ve Fiziki Arşiv Komisyonunun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

• Bölüm bünyesinde oluşturulan dijital ve fiziki belgelerin düzenli, güvenli ve erişilebilir bir şekilde arşivlenmesine yönelik çalışmalar yapmak.
• Bölümün akademik ve idari faaliyetleri kapsamında oluşturulan belge ve kayıtların ilgili mevzuat doğrultusunda sınıflandırılmasını, düzenlenmesini ve muhafaza edilmesini takip etmek.
• Bölüm bünyesinde kullanılan dijital ve fiziki arşiv sistemlerinin düzenli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Bölüm kurul ve komisyonlarına ait toplantı tutanakları, kararlar, yazışmalar, raporlar ve diğer ilgili belgelerin düzenli olarak arşivlenmesini takip etmek.
• Eğitim-öğretim faaliyetleri, akademik çalışmalar, öğrenci faaliyetleri, etkinlikler ve diğer bölüm faaliyetlerine ilişkin belgelerin uygun şekilde arşivlenmesini sağlamak.
• Dijital ortamda oluşturulan belgelerin dosyalama, adlandırma, sınıflandırma ve depolama süreçlerine ilişkin standartların oluşturulmasına katkı sağlamak.
• Fiziki arşivde bulunan belgelerin konu, tarih ve belge türüne göre düzenlenmesini ve gerektiğinde kolaylıkla erişilebilir olmasını sağlamak.
• Arşivlenen belgelerin güncelliğini ve bütünlüğünü korumaya yönelik gerekli kontrolleri yapmak.
• Dijital arşivde bulunan verilerin güvenliği, gizliliği ve yetkisiz erişimlere karşı korunmasına yönelik gerekli tedbirlerin alınması konusunda ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak.
• Arşiv belgelerinin Üniversitenin bilgi yönetim sistemleri ve ilgili elektronik belge yönetim süreçleriyle uyumlu şekilde tutulmasına katkı sağlamak.
• Saklama süresi dolan veya mevzuat kapsamında arşivden çıkarılması gereken belgelerle ilgili işlemleri ilgili mevzuat ve Üniversite düzenlemeleri doğrultusunda takip etmek.
• Arşivleme süreçlerinde ortaya çıkan eksiklik ve aksaklıkları tespit etmek ve bunların giderilmesine yönelik çözüm önerileri geliştirmek.
• Bölümün kalite güvence ve iç değerlendirme süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgi, belge ve kanıtların düzenli şekilde arşivlenmesini ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlamak.
• Bölümün geçmiş faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin kurumsal hafızanın sürdürülebilirliğini sağlayacak şekilde korunmasına yönelik çalışmalar yapmak.
• Arşivleme süreçlerinin geliştirilmesi ve dijital dönüşümün desteklenmesine yönelik yeni uygulama ve yöntemleri takip etmek.
• Bölüm Başkanlığı tarafından arşiv ve dokümantasyonla ilgili verilen diğer görevleri yerine getirmek.